Cấp quá ít bộ khiến nhân viên khó xoay vòng đồ sạch. Cấp quá nhiều ngay từ đầu lại có thể tạo tồn kho ở những cỡ ít dùng. Khi tư vấn cho doanh nghiệp, Áo Đẹp thường tách bài toán thành ba phần: số bộ cá nhân cần dùng, số lượng dự phòng của đơn vị và kế hoạch đặt bổ sung. Mỗi phần có lý do riêng, không nên gộp thành một tỷ lệ áp dụng cho mọi đội ngũ.
TÍNH TỪ LỊCH LÀM VÀ CHU KỲ TRẢ ĐỒ SẠCH
Trước hết, xác định một bộ được mặc trong bao lâu trước khi thay theo quy định của doanh nghiệp. Tiếp theo là thời gian từ lúc đưa đi giặt đến khi sẵn sàng mặc lại. Chu kỳ này gồm thời gian gom đồ, giặt, làm khô và trả đồ, chứ không chỉ tính thời gian máy giặt chạy.
Nếu nhân viên tự giặt, lịch sinh hoạt và nơi phơi cũng ảnh hưởng số bộ cần luân phiên. Nếu doanh nghiệp giặt tập trung, hãy tính theo lịch thu và trả thực tế. Người phụ trách nên quan sát một tuần làm việc bình thường để có dữ liệu thay vì dựa vào một ngày thuận lợi.
MỘT VÍ DỤ ĐỂ HIỂU CÁCH TÍNH
Giả sử một người cần một bộ sạch cho mỗi ngày làm và đồ được trả sau hai ngày. Khi một bộ đang mặc, hai bộ có thể đang trong vòng giặt và chờ trả. Đơn vị có thể bắt đầu xem xét ba bộ cho người đó, rồi đánh giá thêm nhu cầu thay trong ca. Đây là tình huống minh họa, không phải mức cấp phát bắt buộc.
Với vị trí có thể phải thay áo giữa ca, hãy ghi nhu cầu đó thành một dòng riêng. Áo, quần, tạp dề và áo khoác có chu kỳ sử dụng khác nhau nên không nhất thiết được cấp cùng số lượng. Tính từng món giúp ngân sách bám đúng công việc.
TÁCH ĐỒ CẤP CHO CÁ NHÂN KHỎI KHO DỰ PHÒNG
Đồ cá nhân phục vụ vòng sử dụng hằng ngày. Kho dự phòng xử lý tình huống như nhân viên mới, đồ cần thay hoặc nhu cầu tăng ngắn hạn. Nếu lấy kho dự phòng bù thường xuyên cho việc cấp thiếu, đơn vị sẽ khó biết mức tồn nào thật sự còn sẵn.
Dự phòng nên được lập theo biến động nhân sự và thời gian đặt bổ sung dự kiến. Đội có nhân sự ổn định khác đội tuyển mới liên tục. Người phụ trách cũng cần biết cỡ nào xuất kho nhiều, cỡ nào ít dùng để phân bổ hợp lý, không chia đều mọi cỡ cho tiện.
LẬP DANH SÁCH CẤP PHÁT THEO TỪNG MÓN
Một danh sách rõ nên ghi nhân sự, vị trí, món được cấp, số lượng, cỡ đã xác nhận và ngày nhận. Khi đổi hoặc cấp thêm, lưu lý do để lần đặt tiếp theo có căn cứ. Thông tin này giúp phân biệt thiếu đồ do vòng giặt với thiếu do biến động nhân sự.
Doanh nghiệp có thể chia nhóm theo cách sử dụng: văn phòng, hiện trường, quầy dịch vụ hoặc quản lý. Chẳng hạn, các mẫu trong danh mục đồng phục công ty có thể được kết hợp với áo khoác đồng phục, nhưng hai món không cần cùng chu kỳ thay và cùng mức dự phòng.
LƯU HỒ SƠ THIẾT KẾ ĐỂ ĐỢT SAU KHÔNG PHẢI ĐOÁN LẠI
Ảnh chiếc áo cũ thường chưa đủ để tái hiện đúng mẫu. Áo đã dùng có thể thay đổi màu và phom; ảnh chụp dưới ánh sáng khác lại làm sắc vải khó đối chiếu. Áo Đẹp đề nghị lưu hồ sơ từ lúc duyệt đơn đầu tiên thay vì chờ đến khi cần bổ sung.
Hồ sơ nên có mẫu vật liệu, màu đã chốt, bản thiết kế nhận diện, vị trí chi tiết, loại nút hoặc khóa và thông số mẫu. Lưu rõ phiên bản đang áp dụng cùng người có quyền xác nhận thay đổi. Nếu có bộ mẫu đối chiếu, nên giữ một bộ chưa sử dụng theo điều kiện bảo quản phù hợp.
ĐỒNG BỘ KHÔNG CHỈ LÀ CÙNG LOGO
Hai áo cùng logo vẫn có thể khác cổ, độ dài tay, màu bo hoặc vị trí túi. Khi bổ sung, hãy đối chiếu từng chi tiết và vật liệu trước khi triển khai. Nguồn vải giữa các đợt có thể thay đổi, vì vậy cần xem mẫu hiện có thay vì mặc định mọi lần đều giống tuyệt đối.
ĐẶT BỔ SUNG THEO NHU CẦU CÓ THẬT
Trước đợt bổ sung, kiểm kê đồ còn sử dụng được, đồ dự phòng và danh sách nhân sự sắp vào. Trừ phần đã có đúng cỡ, đúng phiên bản rồi mới tính số lượng cần đặt. Cách này hạn chế mua thêm một món trong khi kho đang còn món đó ở cỡ phù hợp.
Không nên chốt số lượng chỉ từ tổng đầu người. Một nhân viên mới có thể cần đủ vòng cấp phát ban đầu, còn người đang làm chỉ cần thay một món. Việc tách hai nhu cầu giúp bảng đặt hàng rõ và dễ theo dõi sau khi nhận.
THỐNG NHẤT KẾ HOẠCH VỚI ĐƠN VỊ MAY
Hãy trao đổi số lượng ban đầu, nhịp bổ sung dự kiến và khả năng thay đổi nhận diện. Đơn vị may cần biết bạn muốn giữ lâu một thiết kế hay đang chuẩn bị đổi mẫu. Những giới hạn về vật liệu, số lượng và thời gian cần được làm rõ trên phương án thực tế, không suy ra từ đơn cũ.
Bạn có thể gửi kế hoạch cấp phát và nhu cầu đặt bổ sung đồng phục cho Áo Đẹp. Chúng tôi sẽ cùng bạn rà từng món, xây hồ sơ mẫu và xác định phần cần đặt theo lịch sử dụng của đội ngũ.
